Przepisy dotyczące fluorowanych gazów cieplarnianych coraz częściej mają bezpośrednie znaczenie podczas odpraw celnych. Co ważne, F-gazy w imporcie i eksporcie nie dotyczą wyłącznie przedsiębiorstw sprowadzających lub wywożących czynnik chłodniczy w butlach czy zbiornikach. Przejrzyj podręcznik użytkownika – Business Data Repository
(BDR). 

Obowiązki mogą pojawić się również wtedy, gdy fluorowany gaz jest jedynie częścią importowanego lub eksportowanego produktu.

Dotyczy to między innymi klimatyzatorów, pomp ciepła, urządzeń chłodniczych, agregatów, urządzeń przeciwpożarowych, aparatury elektrycznej, a także samochodów i innych pojazdów wyposażonych w klimatyzację.

W praktyce oznacza to, że firma, która nigdy wcześniej nie miała do czynienia z obrotem czynnikami chłodniczymi, może zetknąć się z obowiązkami F-gazowymi dopiero podczas przygotowywania odprawy celnej.

Podstawowym aktem prawnym jest rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2024/573 z 7 lutego 2024 r. w sprawie fluorowanych gazów cieplarnianych. Nowe rozporządzenie rozszerzyło katalog regulowanych gazów i zmieniło część obowiązków w porównaniu z poprzednim rozporządzeniem nr 517/2014.

Nie każdy czynnik chłodniczy jest F-gazem

To pierwsza rzecz, którą należy sprawdzić przed analizą obowiązków.

Sam fakt, że towar jest klimatyzatorem, pompą ciepła, samochodem z klimatyzacją czy urządzeniem chłodniczym, nie oznacza jeszcze automatycznie, że podlega przepisom dotyczącym F-gazów.

Decydujący jest przede wszystkim rodzaj zastosowanego czynnika.

Przepisy obejmują gazy i mieszaniny wymienione w załącznikach I, II i III do rozporządzenia 2024/573. Należą do nich m.in. HFC, PFC, SF6 oraz inne związki fluorowane.

Jednocześnie w chłodnictwie coraz częściej stosowane są tzw. naturalne czynniki chłodnicze, które nie są fluorowanymi gazami cieplarnianymi.

Przykład – propan R290

Propan R290 nie jest F-gazem.

Jest naturalnym, niefluorowanym czynnikiem chłodniczym. W oficjalnym FAQ Komisji i EEA propan R290 wskazany jest wśród gazów niefluorowanych.

Dokument wyraźnie wskazuje również, że zgłaszanie urządzeń zawierających wyłącznie naturalne, niefluorowane czynniki chłodnicze jest dobrowolne, natomiast obowiązek wynikający z regulacji F-gazowej dotyczy gazów fluorowanych i mieszanin je zawierających.

Dlatego przykładowo:

pompa ciepła napełniona wyłącznie R290 nie wymaga rejestracji w F-gas Portal wyłącznie z powodu zastosowania propanu.

Podobnie urządzenie chłodnicze wykorzystujące wyłącznie R290 nie staje się urządzeniem objętym obowiązkami F-gazowymi tylko dlatego, że zawiera czynnik chłodniczy.

To ważne rozróżnienie, ponieważ coraz więcej nowych pomp ciepła wykorzystuje właśnie propan.

Jakich produktów mogą dotyczyć F-gazy?

Zakres produktów jest bardzo szeroki.

Oficjalne materiały Komisji dzielą przywożone produkty i urządzenia między innymi na urządzenia chłodnicze, klimatyzacyjne i pompy ciepła oraz pozostałe produkty zawierające fluorowane gazy.

W praktyce należy zwrócić uwagę szczególnie na:

• klimatyzatory,
• pompy ciepła,
• chillery,
• chłodziarki i zamrażarki,
• przemysłowe urządzenia chłodnicze,
• agregaty chłodnicze,
• samochody wyposażone w klimatyzację,
• autobusy i samochody ciężarowe,
• vany i pojazdy dostawcze,
• pojazdy i maszyny rolnicze, leśne oraz budowlane,
• chłodnie samochodowe i naczepy chłodnicze,
• pojazdy kolejowe,
• statki i statki powietrzne,
• systemy przeciwpożarowe i gaśnice,
• aerozole,
• inhalatory ciśnieniowe,
• pianki i materiały izolacyjne,
• rozdzielnice i inną aparaturę elektryczną,
• niektóre urządzenia medyczne.

Katalog jest jeszcze szerszy. W systemie raportowania przewidziano nawet kategorię dla „innych produktów i urządzeń” zawierających gazy z załączników I, II lub III rozporządzenia.

Dlatego przy nowym produkcie technicznym warto sprawdzić jego dokumentację także pod kątem obecności gazu, a nie ograniczać się do nazwy towaru i kodu CN.

Samochód z klimatyzacją również może podlegać przepisom F-gazowym

Dobrym przykładem są samochody wyposażone w klimatyzację.

W naszej praktyce mieliśmy przypadek przedsiębiorcy dokonującego eksportu samochodu poza Unię Europejską, który przed odprawą musiał zostać zarejestrowany w F-gas Portal ze względu na czynnik znajdujący się w układzie klimatyzacji.

Nie jest to przypadek nietypowy.

Komisja Europejska w aktualnych wytycznych dotyczących produktów i urządzeń wprost wskazuje pojazdy, w tym samochody, jako towary, które mogą zawierać F-gazy. Eksporter takich produktów powinien obecnie posiadać ważną rejestrację w F-gas Portal przed eksportem. Rejestracja pełni w tym przypadku funkcję licencji eksportowej.

Także system raportowania posiada oddzielne kategorie dla ruchomych systemów klimatyzacji:

• samochodów osobowych,
• autobusów,
• vanów,
• samochodów ciężarowych,
• maszyn rolniczych, leśnych i budowlanych,
• kolei,
• statków,
• statków powietrznych i śmigłowców.

Rejestracja dotyczy klienta, a nie agencji celnej

Jeżeli obowiązek rejestracji występuje, przedsiębiorca nie może skorzystać z rejestracji swojej agencji celnej.

Oficjalne FAQ wyjaśnia, że importerem lub eksporterem jest zasadniczo podmiot wskazany w dokumentacji celnej. Typowy przedstawiciel celny działa wyłącznie w imieniu swojego klienta i nie staje się z tego powodu importerem lub eksporterem F-gazów.

Oznacza to, że:

agencja celna może przygotować zgłoszenie, ale jeżeli przepisy wymagają rejestracji eksportera w F-gas Portal, zarejestrowany musi być sam eksporter.

Dlatego ten obowiązek najlepiej zweryfikować przed podstawieniem towaru do odprawy.

R134a, R1234yf i R290 – trzy różne sytuacje

Przy samochodach, pompach ciepła i innych urządzeniach ogromne znaczenie ma informacja o konkretnym czynniku.

R134a

R134a jest HFC objętym załącznikiem I.

W przypadku importowanych produktów i urządzeń próg rocznej sprawozdawczości wynoszący 10 ton ekwiwalentu CO₂ odpowiada w przybliżeniu zaledwie 7 kg R134a zawartego łącznie w urządzeniach wprowadzonych do obrotu.

Oznacza to, że firma regularnie importująca samochody albo urządzenia z R134a może stosunkowo szybko osiągnąć próg sprawozdawczy.

R1234yf

R1234yf, stosowany powszechnie w klimatyzacji nowszych samochodów, również jest objęty rozporządzeniem F-gazowym, ale znajduje się w załączniku II, a nie w grupie HFC z sekcji 1 załącznika I.

Dlatego jego próg sprawozdawczy jest inny.

FAQ wskazuje, że 100 ton ekwiwalentu CO₂ odpowiada około 10 000 kg R1234yf.

Może więc wystąpić sytuacja, w której importer lub eksporter samochodu z R1234yf musi być zarejestrowany w F-gas Portal do celów odprawy, ale wielkość działalności jest zdecydowanie za mała, aby osiągnąć próg rocznego raportowania dotyczącego importowanych produktów.

R290 – propan

R290 jest natomiast naturalnym czynnikiem chłodniczym i nie jest F-gazem.

Jeżeli urządzenie zawiera wyłącznie propan, nie stosuje się do niego obowiązków F-gazowych wyłącznie z powodu tego czynnika.

Dlatego przed odprawą kluczowe pytanie nie powinno brzmieć jedynie:

„Czy urządzenie zawiera czynnik chłodniczy?”

ale:

„Jaki dokładnie czynnik znajduje się w urządzeniu?”

Import produktów zawierających F-gazy – F-gas Portal może być wymagany przed odprawą

W przypadku importu produktów i urządzeń zawierających F-gazy ważna rejestracja w F-gas Portal pełni funkcję licencji importowej.

Komisja wskazuje obecnie, że licencja jest wymagana dla procedur celnych dotyczących takich produktów, z wyjątkiem czasowego składowania.

W zależności od produktu i zastosowanego gazu mogą pojawić się również dodatkowe wymagania, m.in.:

• kontyngent HFC,
• autoryzacja wykorzystania kontyngentu,
• odpowiednie oznakowanie,
• deklaracja zgodności,
• dane dotyczące ilości gazu,
• informacje wymagane w zgłoszeniu celnym.

Szczególne zasady dotyczą urządzeń chłodniczych, klimatyzacyjnych i pomp ciepła fabrycznie napełnionych HFC. Oficjalne FAQ wskazuje w tym przypadku również obowiązki dotyczące deklaracji zgodności i niezależnej weryfikacji.

Jakich danych może potrzebować agencja celna?

Przed odprawą warto przekazać:

• nazwę czynnika, np. R134a, R1234yf albo R290,
• ilość czynnika w jednym urządzeniu,
• liczbę urządzeń,
• kartę techniczną lub specyfikację producenta,
• zdjęcie tabliczki znamionowej, jeżeli zawiera dane dotyczące czynnika,
• wartość GWP, jeżeli jest wymagana,
• numer rejestracji przedsiębiorcy w F-gas Portal,
• informacje dotyczące kontyngentu lub autoryzacji – gdy mają zastosowanie.

W przypadku produktów podlegających raportowaniu importer musi znać nie tylko całkowitą masę F-gazu, ale również liczbę przywiezionych urządzeń. Dla urządzeń chłodniczych, klimatyzacyjnych i pomp ciepła należy posiadać dane pozwalające powiązać liczbę urządzeń z zawartością gazu w poszczególnych urządzeniach.

F-gas Portal a raportowanie do Komisji Europejskiej – to nie jest ten sam obowiązek

To bardzo ważne rozróżnienie.

Rejestracja w F-gas Portal nie oznacza automatycznie obowiązku składania rocznego sprawozdania do Komisji Europejskiej.

Sprawozdawczość wynika z art. 26 rozporządzenia 2024/573 i odbywa się poprzez Business Data Repository – BDR.

Raport za poprzedni rok kalendarzowy składa się zasadniczo do 31 marca następnego roku.

Ministerstwo Klimatu i Środowiska przypomniało o tym obowiązku w komunikacie dotyczącym sprawozdawczości za 2025 r.

Kiedy powstaje obowiązek raportowania?

Obowiązek zależy od rodzaju działalności.

W szczególności obejmuje przedsiębiorstwa, które w poprzednim roku:

• produkowały, importowały lub eksportowały HFC – w przypadku HFC luzem bez minimalnego progu ilościowego;
• importowały lub eksportowały inne F-gazy w ilości ponad 1 tony metrycznej albo co najmniej 100 ton ekwiwalentu CO₂;
• wprowadziły do obrotu co najmniej 10 ton ekwiwalentu CO₂ HFC zawartych w importowanych produktach lub urządzeniach;
• wprowadziły do obrotu co najmniej 100 ton ekwiwalentu CO₂ innych F-gazów zawartych w importowanych produktach lub urządzeniach;
• prowadziły określone działania związane z regeneracją, zniszczeniem lub wykorzystaniem F-gazów.

Progi dotyczą sumy odpowiednich gazów lub mieszanin w działalności przedsiębiorstwa, a nie każdego gazu czy pojedynczej odprawy osobno.

Eksport samochodu z F-gazem nie oznacza automatycznie raportowania do KE

To szczególnie istotne z punktu widzenia eksporterów samochodów.

Eksporter gotowego produktu lub urządzenia zawierającego F-gaz nie ma z samego tego tytułu obowiązku raportowania eksportu na podstawie art. 26.

FAQ Komisji wyraźnie wskazuje, że przy wywozie F-gazów znajdujących się w gotowych produktach lub urządzeniach obowiązek sprawozdawczy co do zasady nie powstaje.

Komisja potwierdza tę zasadę również w aktualnych wytycznych dla eksporterów produktów i urządzeń, w tym samochodów: wymagana jest rejestracja/licencja eksportowa w F-gas Portal, ale sam eksport takiego produktu nie podlega raportowaniu na podstawie art. 26.

W praktyce:

firma eksportuje jeden samochód z klimatyzacją zawierającą F-gaz → może potrzebować rejestracji w F-gas Portal → ale nie oznacza to automatycznie, że ilość F-gazu z samochodu trzeba wykazać w corocznym raporcie do KE.

Ważny wyjątek – ponowny wywóz i uszlachetnianie czynne

Inaczej może wyglądać sytuacja, gdy przedsiębiorstwo samo wcześniej przywiozło F-gaz, nie wprowadziło go do obrotu w UE, następnie wykorzystało go w produkcie lub urządzeniu i dokonało ponownego wywozu.

FAQ podaje w tym kontekście przykład uszlachetniania czynnego. Taką operację należy odpowiednio wykazać w systemie raportowym.

Dlatego przy procedurach specjalnych trzeba analizować nie tylko sam eksport urządzenia, ale także pochodzenie znajdującego się w nim gazu i sposób wcześniejszego przywozu.

Raport NIL – kiedy składa się raport zerowy?

W materiałach Komisji pojawia się również tzw. NIL report, czyli puste lub zerowe sprawozdanie.

Nie oznacza to jednak, że każda firma posiadająca konto w F-gas Portal musi automatycznie co roku składać raport zerowy.

Obowiązek NIL dotyczy w szczególności przedsiębiorstw, którym:

• Komisja przydzieliła kontyngent HFC albo
• inny posiadacz przekazał kontyngent,

ale przedsiębiorstwo nie przekroczyło odpowiednich progów i nie wykazało działalności wymagającej zwykłego raportu.

Takie przedsiębiorstwa powinny złożyć puste sprawozdanie – NIL report.

FAQ wskazuje ponadto, że jeżeli przedsiębiorstwo zostanie wezwane przez EEA do raportowania, ale faktycznie pozostawało poniżej progów, jest proszone o złożenie pustego raportu. Pozwala to zamknąć obowiązek za dany rok i zatrzymać kolejne przypomnienia z systemu.

Jeżeli przedsiębiorstwo wcześniej podlegało sprawozdawczości, ale obecnie nie spełnia już kryteriów, również jest zachęcane do złożenia pustego raportu w celu zachowania ciągłości informacji. Dla posiadaczy kontyngentów NIL pozostaje obowiązkowy.

Dlatego po rejestracji w F-gas Portal nie należy ignorować późniejszych wiadomości wysyłanych przez BDR lub EEA.

BDR i polski BDS – dwa różne systemy

Dodatkowym źródłem pomyłek jest polska sprawozdawczość.

BDR – Business Data Repository służy do raportowania do Komisji Europejskiej zgodnie z art. 26 rozporządzenia 2024/573.

Natomiast w Polsce funkcjonuje odrębna:

BDS – Baza Danych Sprawozdań.

Krajowy obowiązek wynikający z polskich przepisów może dotyczyć m.in. przedsiębiorstw, które:

• przywożą lub wywożą F-gazy,
• przywożą produkty i urządzenia zawierające F-gazy,
• wywożą określone produkty i urządzenia zawierające F-gazy,
• przywożą lub wywożą systemy klimatyzacji w określonych pojazdach,
• prowadzą odzysk, recykling, regenerację lub niszczenie F-gazów.

Ministerstwo Klimatu i Środowiska wskazało, że sprawozdanie krajowe za 2025 r. należało złożyć w BDS do 2 marca 2026 r.

To oznacza, że przedsiębiorca powinien analizować osobno trzy kwestie:

1. F-gas Portal – rejestracja, licencja, kontyngenty i autoryzacje;
2. BDR – roczne raportowanie do Komisji Europejskiej;
3. BDS – krajową sprawozdawczość w Polsce.

Spełnienie jednego z tych obowiązków nie oznacza automatycznie spełnienia pozostałych.

Co sprawdzić przed importem lub eksportem?

Przed pierwszą odprawą nowego produktu warto ustalić:

1. Czy produkt w ogóle zawiera czynnik chłodniczy lub inny gaz?
2. Jaki dokładnie jest to gaz?
3. Czy jest to F-gaz z załącznika I, II lub III?
4. Czy może to być naturalny czynnik, np. R290 – propan, który nie jest F-gazem?
5. Ile gazu znajduje się w jednym urządzeniu?
6. Ile urządzeń będzie importowanych lub eksportowanych?
7. Czy przedsiębiorca musi być zarejestrowany w F-gas Portal?
8. Czy przy imporcie wymagany jest kontyngent lub autoryzacja?
9. Jakie informacje należy podać w zgłoszeniu celnym?
10. Czy działalność będzie podlegała raportowaniu do KE w BDR?
11. Czy wystąpi krajowy obowiązek sprawozdawczy do BDS?
12. Czy po zakończeniu roku należy złożyć raport właściwy lub raport NIL?

Najlepiej przeprowadzić tę analizę przed przyjazdem towaru do odprawy celnej.

Brak informacji o zastosowanym czynniku albo brak wymaganej rejestracji może spowodować opóźnienie odprawy.

Podsumowanie – najpierw sprawdź czynnik, potem obowiązki

F-gazy w imporcie i eksporcie nie są już zagadnieniem dotyczącym wyłącznie firm handlujących czynnikami chłodniczymi.

Przepisy mogą mieć zastosowanie również do gotowych produktów i urządzeń, takich jak:

• samochody z klimatyzacją,
• pompy ciepła,
• klimatyzatory,
• urządzenia chłodnicze,
• chillery,
• agregaty chłodnicze,
• aparatura elektryczna,
• systemy przeciwpożarowe,
• aerozole czy określone urządzenia medyczne.

Nie oznacza to jednak, że każde urządzenie chłodnicze podlega przepisom F-gazowym.

Kluczowy jest zastosowany czynnik.

R134a jest HFC i podlega regulacji. R1234yf również znajduje się w zakresie rozporządzenia, choć jest objęty innym załącznikiem i innymi progami sprawozdawczymi. Natomiast R290 – propan – jest naturalnym, niefluorowanym czynnikiem chłodniczym i sam w sobie nie powoduje obowiązków wynikających z rozporządzenia F-gazowego.

Równie ważne jest rozdzielenie obowiązków.

Firma może potrzebować rejestracji w F-gas Portal do dokonania odprawy, a jednocześnie nie mieć obowiązku raportowania tej samej transakcji do Komisji Europejskiej. Dobrym przykładem jest eksport samochodu z klimatyzacją zawierającą F-gaz.

Z kolei przy imporcie urządzeń próg raportowania może zostać osiągnięty stosunkowo szybko – przykładowo 10 ton ekwiwalentu CO₂ odpowiada tylko około 7 kg R134a znajdującego się łącznie w importowanych urządzeniach.

Dlatego przy imporcie lub eksporcie nowego rodzaju urządzenia warto jeszcze przed odprawą ustalić rodzaj i ilość zastosowanego czynnika, obowiązek rejestracji w F-gas Portal oraz ewentualne obowiązki sprawozdawcze w BDR i BDS.