Baza wiedzy

1. Czym jest RPS procedury specjalne

System RPS (Rejestr Procedur Specjalnych) to rozwiązanie administracji celnej obejmujące RPS procedury specjalne oraz uproszczenia celne, w tym wpis do rejestru zgłaszającego. Jego rozwój wynika bezpośrednio z wymogów Unijnego Kodeksu Celnego i wpisuje się w proces cyfryzacji oraz centralizacji danych w obszarze celnym.

W praktyce oznacza to odejście od modelu, w którym ewidencje prowadzone były lokalnie przez przedsiębiorców lub agencje celne, na rzecz systemu centralnego, w którym dane będą dostępne dla organów celnych w sposób bieżący i ustrukturyzowany. RPS procedury specjalne zmieniają więc nie tylko narzędzie, ale sposób kontroli działalności.

2. Kto odpowiada za RPS procedury specjalne – klient czy agencja

W kontekście RPS procedury specjalne kluczowe jest prawidłowe rozumienie podziału odpowiedzialności. System będzie najczęściej obsługiwany operacyjnie przez agencję celną, jednak nie oznacza to przeniesienia odpowiedzialności za dane.

Agencja celna odpowiada za obsługę systemu, komunikację z administracją oraz poprawność formalną operacji. To ona wprowadza i przesyła dane do systemu.

Przedsiębiorca odpowiada natomiast za dane źródłowe, ich zgodność z rzeczywistością gospodarczą oraz spójność informacji przekazywanych do agencji. Odpowiedzialność ta wynika z przepisów prawa celnego i nie ulega zmianie wraz z wdrożeniem systemu.

W praktyce oznacza to, że RPS procedury specjalne nie przenoszą odpowiedzialności na agencję, lecz powodują, że jakość danych przedsiębiorcy będzie znacznie szybciej weryfikowana przez organy celne.

3. RPS procedury specjalne – najważniejsze zmiany

Wdrożenie systemu oznacza konkretne zmiany operacyjne.

Najważniejsze z nich to:

• wprowadzenie ustandaryzowanej struktury danych w ewidencjach
• dostęp organów celnych do danych niemal w czasie rzeczywistym
• zwiększenie znaczenia spójności danych pomiędzy systemami firmy
• ograniczenie możliwości operacyjnego korygowania danych
• większa formalizacja uproszczeń, w tym EIDR
• rozwój automatycznych mechanizmów kontroli

RPS procedury specjalne wpływają więc nie tylko na dział celny, ale również na logistykę, księgowość i IT.

4. Nowe funkcje RPS procedury specjalne (KPO) – magazyny czasowego składowania

Rozwój systemu obejmuje konkretne funkcjonalności wdrażane przez Ministerstwo Finansów w ramach Krajowego Planu Odbudowy.

Jednym z kluczowych elementów jest rozbudowa systemu o moduł automatycznego bilansowania deklaracji do czasowego składowania. Nowe e-usługi mają zostać uruchomione w czerwcu 2026 roku, zgodnie z informacjami publikowanymi na platformie PUESC .

System będzie automatycznie bilansował deklaracje na podstawie danych z Krajowej Administracji Skarbowej, co zastąpi obecne czynności wykonywane ręcznie. Dodatkowo przedsiębiorcy będą mogli komunikować się z organami poprzez formularze elektroniczne dostępne w systemie.

Istotną zmianą będzie także automatyczne powiadamianie prowadzących magazyny o braku zbilansowania deklaracji przed upływem terminu czasowego składowania. W praktyce oznacza to wprowadzenie mechanizmu wczesnego ostrzegania i ograniczenie ryzyka naruszeń.

Zmiany te mają szczególne znaczenie dla podmiotów prowadzących magazyny czasowego składowania, ponieważ wprowadzają automatyczny nadzór nad procesami, który wcześniej miał charakter manualny.

5. Mniej oczywiste ryzyka dla firm

Największym wyzwaniem nie są przepisy, lecz dane. W wielu firmach funkcjonują równolegle różne systemy, które nie zawsze są w pełni spójne.

Ryzyko dotyczy w szczególności rozbieżności pomiędzy:

• systemem ERP a zgłoszeniami celnymi
• dokumentami handlowymi a ewidencją
• stanami magazynowymi a wpisami do rejestru

W modelu RPS procedury specjalne takie niezgodności będą wykrywane szybciej, co może prowadzić do konieczności bieżących wyjaśnień oraz zwiększonego ryzyka operacyjnego.

6. Wdrożenie RPS procedury specjalne – etapowość i testy

Z komunikatów publikowanych na platformie PUESC wynika, że wdrożenie systemu będzie realizowane etapowo.

Oznacza to okres przejściowy, w którym przedsiębiorcy będą funkcjonować równolegle w dwóch modelach operacyjnych. Przewidziane są również testy oraz możliwość udziału w pilotażu systemu, co pozwala na wcześniejsze przygotowanie procesów.

7. Jak przygotować firmę na RPS procedury specjalne

Wdrożenie RPS procedury specjalne wymaga przygotowania organizacyjnego i systemowego.

W praktyce oznacza to konieczność:

• przeprowadzenia audytu ewidencji i procedur
• ujednolicenia danych w systemach
• weryfikacji przepływu informacji między działami
• dostosowania systemów IT
• współpracy z agencją celną

Warto korzystać z oficjalnych źródeł, takich jak Komisja Europejska oraz komunikatów administracji celnej.

8. Podsumowanie

RPS procedury specjalne wprowadzają nowy model funkcjonowania procedur celnych oparty na bieżącej dostępności danych i ich automatycznej analizie. Agencja celna odpowiada za obsługę systemu i poprawność formalną operacji, natomiast przedsiębiorca pozostaje odpowiedzialny za dane źródłowe i ich zgodność z rzeczywistością.

Nowe funkcjonalności, takie jak automatyczne bilansowanie deklaracji do czasowego składowania, pokazują kierunek zmian – pełną automatyzację i bieżący nadzór nad procesami.

Dla przedsiębiorców oznacza to konieczność uporządkowania danych oraz zmiany podejścia do zarządzania informacją w obszarze celnym. Agencja Celna FORSPED wspiera firmy w przygotowaniu do tych zmian poprzez doradztwo, audyty i wdrożenia procesowe.